Быстрое принятие решений: 1С в «облаке» + Power KPI

Профиль заказчика

Официальный сайт: https://monroe43.ru/
Сфера деятельности: Сеть женских фитнес-клубов в г.Киров (4 филиала)

Ситуация

Первое женское пространство в г.Киров. Упор на групповые тренировки, постоянное подключение новых направлений; не только зал, но и правильное питание и общение. Коллектив постоянно в движении и развитии, все процессы очень быстрые.

С момента открытия первого клуба учет в фитнес-клубах Монро велся на базе 1С. У каждого филиала была своя база, но физически они хранились на сервере в центральном филиале, куда администраторы подключались напрямую.

Что напрягало:

• В каждом подразделении свои номенклатура, направления и акции, встречались дубли номенклатуры. В единый отчет это все не получалось свести, т.к. строки поступлений не совпадали. 
  
• «Проклятая» неделя, когда готовился отчет по всем филиалам и руководителю нужно его проверить
• Ежемесячная отчетность P&L сводилась в ручном режиме в Excel
• Много отчетов, которые должны были давать важную информацию, но вся она подавалась в таком виде, что понять из неё что-то было очень сложно. Не хватало визуализации.
• Маленький ежедневный отчет писал каждый администратор в конце дня, когда снимал кассу и присылал скриншот в беседе вконтакте. У каждого был разный отчет: в ворде, в экселе, сообщением.

Последней каплей стал шифровальщик, который атаковал центральный филиал с сервером 1С.
Администраторы вовремя заметили неладное (начали шифроваться файлы в Dropbox) и пригласили специалистов из компании Рубикон. На тот момент до 1С шифровальщик еще не добрался и базы уцелели. Приехали инженеры, оценили ситуацию, быстро скопировали базу. После перезагрузки остальные файлы восстановлению не поддались, но 1С была спасена.

Комментарий Заказчика: «С компанией Рубикон мы уже работали по внедрению CRM. Нас все устроило, и их подход нам близок. Поэтому как только начали происходить эти непонятные вещи, то сразу обратились к ним.»

Елизавета Ермолина, руководитель «Монро»

Решение

Задачи проекта:

• Восстановить файлы, которые возможно
• Обезопасить 1С и сервер от подобных ситуаций в будущем
• Объединить базы данных в единую систему с разбивкой по филиалам
• Ускорить процесс обработки всех поступлений
• Ускорить процесс подготовки отчетов
• Сделать доступ к актуальным данным в любое время с любого устройства
• Сделать отчетность визуально-удобной
• При этом затраты не должны быть космическими

Этап 1 (январь-май 2018): Безопасность 1С

• Объединение филиалов в одну 1С
  
• Чтобы подобное не повторялось Рубикон предложил спрятать её в более надежное место - в "облако" вне периметра с автоматическими бэкапами.
  
• Стандартизация процессов и введение единой отчетности для всех филиалов
• Доработка 1С в соответствии с новыми процессами

Этап 2 (июнь 2018): настройка аналитики

• Интеграция модуля аналитики PowerKPI с облачной 1С. Выведение показателей в дашборды, настройка визуализации.
• Окончание проекта

Отзыв клиента

Мне спокойнее, когда 1С в облаке. Там постоянно делаются бэкапы, а доступ к ней возможен даже дома со смартфона в полночь. В PowerKPI есть ежемесячная, понедельная и ежедневная отчетность. Раньше сделать подобное было для меня подвигом.
Каждый день я смотрю насколько хорошо мы выполняем план и что поменять в активностях администраторов на неделю и в маркетинге. Общий финансовый баланс смотрю раз в неделю. Наконец-то я занимаюсь развитием клуба, а не копанием в таблицах и разгребанием отчетов.

― Елизавета Ермолина, руководитель, Монро